Qu'est-ce que la fonction de téléconférence ?

La fonction de téléconférence sur un téléphone mobile ou fixe vous permet d'avoir plusieurs personnes sur la ligne en même temps. Il s'agit d'une fonction particulièrement utile pour les radiodiffuseurs qui ont de la difficulté à convoquer des panélistes pour une discussion sur place, mais qui veulent quand même diffuser cette discussion dans le cadre de leur émission de radio.

Ce guide pratique porte sur la tenue de tables rondes par téléphone. Pour en savoir plus sur la façon de mener une table ronde productive, en général, veuillez lire le guide pratique à ce sujet.

Comment la fonction de téléconférence pourrait m'aider à mener des tables rondes productives ?

  • Il vous permet d'inviter des personnes à participer à un panel de discussion mais qui ne peuvent pas se déplacer à votre station radio.
  • Il est peu coûteux et simple à utiliser.

Comment la fonction de téléconférence peut-elle m'aider à produire de meilleurs programmes ?

  • Elle crée une radio divertissante et intéressante.
  • Elle encourage la diversité des points de vue et des perspectives.
  • Elle peut susciter des sujets de conversation qui m'aideront à planifier de futurs programmes.

Par quoi dois-je commencer ?

    1. Configurer la fonction de téléconférence
    2. Connectez le téléphone au standard radio
    3. Coacher vos invités sur le protocole de la téléconférence
    4. Prévoir les difficultés techniques
    5. Essayez une téléconférence enregistrée

Prévoir la rétroaction des auditeurs.

Détails

1. Configurez la fonction de téléconférence.

Selon la technologie disponible à votre station de radio, vous pouvez utiliser un téléphone fixe pour faire une téléconférence, ou vous pouvez utiliser des applications comme Skype, Google Hangouts, Zoom, etc. pour convoquer vos invités. Suivez ces étapes si vous utilisez une ligne fixe :

  • Décrochez le téléphone et appuyez sur la touche "Talk" ou "Flash".
  • Composez le premier numéro. Attendez qu'ils répondent à l'appel et, lorsqu'ils décrochent, informez-les que vous les mettez en attente.
  • Appuyez sur la touche "Talk" ou "Flash" et composez le deuxième numéro. Attendez qu'ils répondent.
  • Lorsqu’ils répondent, appuyez à nouveau sur la touche "Talk" ou "Flash". Tous les correspondants doivent être connectés à l'appel.
  • Répétez ces étapes autant de fois que nécessaire pour connecter tous les panélistes de la téléconférence.

Voici à quoi ressemble la touche de fonction de téléconférence sur les téléphones fixes standard :

Les liens suivants contiennent des informations sur la configuration d'une fonction de téléconférence sur différentes applications :

Skype : https://bit.ly/2IGb4Ow
Google Hangouts : https://bit.ly/2ZSvRpS
Zoom : https://bit.ly/1QKGjJF

Vous pouvez également organiser une téléconférence sur un téléphone mobile en téléchargeant une application. Voici une liste d'applications que vous pouvez essayer pour Android et pour iOS : https://bit.ly/2xhWnww

Remarque : Quelle que soit la méthode que vous utilisez, assurez-vous de tenir une téléconférence d'essai avant l'émission en direct. Cela vous permettra d'identifier et de résoudre toutes les difficultés techniques.

2. Connectez le téléphone au standard téléphonique

Pour recevoir des appels téléphoniques en direct et diffuser une discussion téléphonique sur la radio, vous aurez besoin d'un standard téléphonique, d'un microphone, d'une paire d'écouteurs, d'un câble XLR, d'un câble audio RCA, d'un téléphone fixe ou mobile ou d'une tablette.

Pour configurer, connectez votre microphone au standard avec un câble XLR comme celui illustré ci-dessous à gauche

Câble XLR / Câble audio phono RCA

Connectez ensuite votre téléphone ou votre tablette avec un câble audio phono RCA à un autre canal du standard téléphonique. Assurez-vous que chaque canal est réglé correctement. Par exemple, le canal 1 peut être réglé sur "mic" et le canal 3 sur "ligne phono".

Connectez un casque d'écoute pour vous aider à surveiller et à régler le volume de votre téléphone ou celui de vos invités, si nécessaire.

Pour des instructions plus détaillées sur la manière de passer des appels téléphoniques pendant une émission de radio, regardez cette vidéo : https://www.youtube.com/watch?v=_nrqVUVFa8Y

3. Coacher vos invités sur le protocole de la téléconférence

Avant de diffuser l'émission en direct, essayez d'organiser un essai avec tous vos panélistes. C'est une bonne occasion pour tout le monde de se présenter et de parler un peu de leurs parcours puisqu'ils ne se sont peut-être pas rencontrés en personne. Rappelez à vos panélistes les points suivants sur le protocole de la téléconférence :

  • Trouvez un endroit tranquille où vous ne serez pas distrait et où la réception est claire pour vous joindre à l’appel.
  • Présentez-vous et faites un commentaire introductif, mais soyez bref !
  • Coupez le son de votre micro ou de votre ligne téléphonique si vous ne parlez pas. Ceci élimine tout bruit de fond ou statique gênant.
  • Sachez quand parler et quand ne pas parler. Même si vous voulez que vos invités participent à une discussion animée, il est impoli de parler alors que quelqu'un d’autre essaie de faire valoir un point de vue et c'est aussi distrayant pour les auditeurs. Dites aux panélistes qu'ils devraient attendre que vous ou un autre panéliste leur demande de répondre, ou qu'ils devraient attendre une pause dans la discussion. Dites-leur d'écrire leurs commentaires ou questions et de ne répondre que lorsque quelqu'un a fini de faire valoir son point de vue.

4. Prévoir les difficultés techniques.

Cela peut être délicat parce que certaines difficultés techniques peuvent échapper à votre contrôle. Peut-être que le réseau est mauvais, ou que l'un de vos invités interrompt inopinément la ligne. Pour relever ces défis du mieux que vous pouvez, préparez un ordre du jour avant l'appel afin de pouvoir passer rapidement au prochain sujet de discussion. Ou, expliquez à vos auditeurs que le panel a été temporairement interrompu et passez à un autre segment (musique, publicité, numéro de téléphone, etc.) pendant que vous réglez le problème.

5. Essayer une téléconférence enregistrée.

S'il n'est pas possible de tenir une téléconférence en direct pour cause de difficultés techniques, de manque de disponibilité des invités ou d'autres raisons, vous pouvez enregistrer une téléconférence et la diffuser au cours de l'émission. Cela vous permet d'atteindre des experts indépendamment de leur emplacement géographique et permet une conversation plus longue que vous pouvez modifier ultérieurement, si nécessaire. Que vous décidiez de faire une téléconférence en direct ou enregistrée, les radiodiffuseurs économiseront du temps et des frais de déplacement - ce qui est important pour chaque station !

6. Prévoir la rétroaction des auditeurs.

Selon le nombre de lignes téléphoniques de votre station de radio ou le niveau de technologie dont vous disposez, il se peut qu'il ne soit pas possible d'inviter les auditeurs à participer à une téléconférence. Une solution consiste pour vos auditeurs à envoyer leurs commentaires et leurs questions par texto et à demander au groupe d'experts d'y répondre. Alternativement, si vous diffusez un streaming en direct sur les médias sociaux, vous pouvez demander aux auditeurs de participer en commentant sur Facebook, Twitter, Instagram, ou d'autres médias sociaux.

Pour obtenir d'autres idées, lisez notre Guide pratique pour la radiodiffusion sur comment recueillir les véritables impressions de votre auditoire et notre Guide pratique sur les méthodes ingénieuses pour recueillir les réactions de l’auditoire.

Livestream sur les médias sociaux : Une bonne façon de recueillir les commentaires de vos auditeurs est de diffuser en direct sur des plateformes de médias sociaux comme Facebook, Twitter ou Instagram. De cette façon, vous pouvez inviter vos auditeurs à laisser des commentaires et des questions auxquels vous pouvez répondre pendant l'émission. Suivez ces liens pour en savoir plus sur « la mise en ligne » sur chaque plateforme :

Facebook : https://www.facebook.com/help/iphone-app/1636872026560015?helpref=platform_switcher
Twitter : https://blog.twitter.com/en_us/a/2016/go-live-on-twitter.html
Instagram : https://help.instagram.com/292478487812558

Remerciements :

Rédigé par: Maxine Betteridge-Moes, Agricultural Knowledge Management Advisor, Farm Radio International, Ghana