Préparation par les radios d’une proposition de financement à soumettre à un bailleur de fonds

1. Répondre à un appel à propositions ou une invitation à soumissionner.

• Notez qu'un appel à propositions ou une invitation à soumissionner peut également être appelé demande de propositions (RFP) ou appel à manifestation d'intérêt (EOI). Il s'agit d'avis de donateurs indiquant qu'ils ont créé une opportunité pour les groupes de demander des fonds, que ce soit sous la forme d'une subvention ou d'un contrat de travail. La diffusion de ces avis peut ne pas suivre un modèle, et parfois les avis ne sont pas bien diffusés. Efforcez-vous d'identifier les donateurs et faites-leur savoir que vous souhaitez être inclus dans leur système de diffusion d'avis aux bénéficiaires potentiels.
• Assurez-vous que l'appel est "ouvert" à la candidature de votre station de radio et qu'il fournit des lignes directrices suffisamment détaillées sur ce que vous devez mettre en évidence à propos du travail que votre station a réalisé et de celui qu'elle propose.
• Suivez attentivement les lignes directrices du donateur et assurez-vous de faire ou de fournir tout ce qui est demandé dans ces lignes directrices. En d'autres termes, assurez-vous de répondre à toutes les exigences, de suivre toutes les directives et d'adhérer à toutes les lignes directrices et suggestions.
• Fournissez de la documentation sur les antécédents et les réalisations de votre station. Démontrez l'expérience de votre station ainsi que l'expérience et les qualifications de votre personnel à utiliser les fonds que vous recherchez.

2. Organisez une rencontre avec un.e donateur.trice pour évaluer ses intérêts.

• Les réunions peuvent vous aider à déterminer le niveau d'intérêt du donateur pour ce que fait votre station et ce que vous voulez lui présenter.
  • Faites des recherches sur le donateur afin de connaître ses antécédents en matière de financement, les domaines ou les régions géographiques sur lesquels il se concentre, le type de projets qu'il finance et tout ce que vous pouvez découvrir sur ses priorités.
  • Préparez les questions que vous souhaitez poser et fournissez des informations de base sur votre station, votre programmation, votre public et vos antécédents en matière de gestion de revenus de toutes sortes.
• Préparez-vous à impressionner le/la donateur.trice avec une histoire vraie de votre succès et de votre impact sur votre public. Incluez une ou deux photos, un ou deux rapports récents préparés par le personnel de la station et une fiche d'information sur les émissions de votre station destinée au public rural.

 

3. Comprendre les exigences du donateur.

• Organisez une discussion interne entre les principaux membres du personnel de la station pour vous assurer que vous savez exactement ce que le/la donateur.trice veut et ce dont il a besoin.
• Assurez-vous que les objectifs, les activités et les résultats que vous proposez sont pratiques, réalisables et conformes aux capacités de votre station, à ses réalisations passées, à sa formation, ainsi qu'aux connaissances et aux aptitudes de son personnel clé.
• Proposez des objectifs et des activités pratiques et réalisables. Dans votre proposition, incluez un calendrier, un budget et détaillez les étapes du processus de planification et de mise en œuvre. Indiquez les déplacements prévus, la manière dont les auditeur.trice.s seront impliqués et ce dont vous rendrez compte au donateur.
• Incluez les profils des annonceur.euse.s/sponsors et indiquez le rôle des sponsors dans les émissions, tout en précisant à quel moment ces sponsors interviennent généralement dans le calendrier saisonnier/agricole. Vous pouvez également inclure des informations sur la manière dont le financement du donateur compléterait les recettes publicitaires de la station et sur les raisons pour lesquelles cela est si important. Par exemple, l'argent de la publicité peut ne pas être suffisant pour mener à bien les recherches sur l'audience et les évaluations de la qualité des émissions qui constituent une partie essentielle de votre programmation radiophonique de développement.

4. Décider ce qu'il faut "présenter" au donateur

Que vous souhaitiez créer un desk égalité des genres à la station - en d'autres termes, renforcer les capacités d'une équipe ou d'une personne à la station ayant la capacité de promouvoir l'égalité des genres, ou acheter du nouveau matériel, former le personnel ou faire autre chose, vous devrez :

• Expliquer pourquoi le soutien du donateur répondra à un besoin important exprimé par votre public, le personnel de diffusion ou les responsables de la station.
• Décrire les mesures spécifiques que vous souhaitez prendre ou l'innovation que vous souhaitez introduire. Suivez les formulaires de demande du donateur s'ils sont fournis. S'il n'y a pas de formulaire de demande, préparez un document court (peut-être deux pages) qui fournit les informations décrites au point suivant.
• Lorsque vous préparez une demande écrite au donateur, incluez les informations de base suivantes :
  • Que voulez-vous faire? Quel est votre objectif?
  • Pourquoi voulez-vous le faire - qu'est-ce que cela signifie pour votre public? Qu'est-ce que cela signifie pour la station?
  • Qui sera responsable de la mise en œuvre des tâches clés? Qui d'autre sera impliqué?
  • Quand allez-vous le faire? Quand voulez-vous commencer et quand voulez-vous terminer?
  • Comment allez-vous procéder? Quelles sont les étapes clés?
  • Combien cela coûtera-t-il (le budget) et la demande adressée au donateur couvrira-t-elle tous les coûts?
  • Comment saurez-vous que vous avez bien travaillé?
  • Que voulez-vous apprendre de cette initiative?
  • Comment l'initiative se traduira-t-elle par un changement significatif parmi vos auditeur.trice.s? A quoi ressemble le succès?
• Lorsque vous décrivez les réalisations, l'expérience, les capacités et la formation antérieures de votre station, assurez-vous qu'elles sont directement liées au travail spécifique que vous proposez de réaliser.

 

5. Montrez que la station et son personnel ont les connaissances et les capacités nécessaires pour réaliser ce que vous proposez.

• Fournissez des preuves que vous pouvez utiliser correctement les fonds des donateurs et que vous pouvez mettre en œuvre les activités prévues conformément au plan fourni dans votre proposition.
• Décrivez comment les réalisations passées pertinentes ont contribué à améliorer la qualité de la programmation ou à accroître le rayonnement de la station, afin d'avoir un impact plus significatif. Essayez d'impressionner le donateur potentiel sans exagérer ces réalisations".
• Fournissez des preuves que la station dispose d'un bon système de prise de décision et de gestion et qu'elle sera responsable de la réalisation des objectifs prévus et de l'utilisation judicieuse des fonds donnés. Inclure un état financier de la station, si nécessaire.
• Démontrez que le personnel de la station possède les connaissances et les compétences nécessaires pour mener à bien les recherches, les interviews, l'élaboration de segments radiophoniques, etc. qui font partie de votre proposition. Refléter avec précision ce que le personnel de la station peut raisonnablement faire avec l'argent que vous cherchez à obtenir.
• Fournir des détails sur les formations antérieures en rapport avec la proposition afin de montrer que le personnel possède la formation nécessaire pour mettre en œuvre le travail proposé. Incluez la formation dispensée par RRI, par exemple sur l'égalité entre les hommes et les femmes et les normes VOICES. Indiquez le type spécifique de formation, le nom et le poste des personnes formées, et des exemples de ce que les membres du personnel formés ont accompli à la suite de leur formation.
• Fournir des preuves du travail récent ou antérieur du personnel qui reflète la qualité de la programmation radio à laquelle on peut s'attendre à l'avenir grâce au soutien du donateur une qualité qui sera maintenue, prouvant ainsi que le donateur fait un bon investissement.
• Fournir des exemples de la façon dont des initiatives similaires dans le passé ont aidé à changer les connaissances, les attitudes et les pratiques des populations rurales.

6. Présenter un argumentaire convaincant en faveur de l'investissement.

• Quel que soit le format de votre proposition, incluez des données pertinentes et actualisées sur la station elle-même. Notez que toutes les propositions n'exigeront pas nécessairement des informations sur chacun des éléments suivants :
  • Un bref historique de la station, indiquant les principaux points de changement ou de croissance et les principales réalisations
  • L’emplacement physique et la portée
  • Les installations du bureau/centre de radiodiffusion et les détails de la tour de radiodiffusion
  • La capacité technique, y compris les principaux équipements utilisés au cours des émissions
  • Les opérations physiques, par exemple l'utilisation de l'électricité du réseau ou de l'énergie solaire et les informations sur les plans de secours en cas de coupure de courant
  • L’audience actuelle : données sur l'audience et la couverture géographique, y compris une carte de la zone de couverture
  • Les principaux thèmes diffusés, par exemple l'agriculture, l'éducation, la santé, la politique, l'égalité des sexes
  • Les partenariats au sein de la communauté, du pays et à plus grande échelle
  • La structure de gestion actuelle avec les noms, les titres et les responsabilités des cadres supérieurs, ainsi que des informations sur les changements à venir/prévus
  • Le personnel actuel avec les titres, les rôles, les domaines de responsabilité non managériale et les informations sur les changements à venir/prévus
  • L’expérience du personnel, la formation et les antécédents professionnels pertinents de la/des personne(s) clés qui seront impliquées
  • Les politiques opérationnelles actuelles

7. Inclure des informations sur d'autres aspects de la viabilité de la station.

Il peut s'agir des éléments suivants :

• La solidité et la stabilité de la direction de la station.
• L'amélioration de la gestion organisationnelle de la station.
• L'amélioration de la viabilité financière de la station, y compris ses différentes sources de revenus, par exemple les parrainages et la publicité.
• Le bilan de la station en matière de formation des radiodiffuseur.euse.s.
• Les politiques et pratiques de la station en matière de lutte contre la corruption, de rapports internes, de transparence financière, de pratiques d'embauche, d'égalité des sexes et d'inclusion, etc.
• Les activités entreprises ou prévues au cours de l'année à venir pour renforcer le développement durable.

Les noms des personnes responsables de l'initiative proposée et leurs fonctions au sein de la station.